Neodoxs permet la gestion, la traçabilité et la consultation d'archives physiques et numériques au sein d'organisations clientes (tenants), avec des rôles différenciés (super-administration plateforme, administration organisation, archiviste, utilisateur demandeur).

• Plateforme : l'application web Neodoxs, l'application mobile associée et les services techniques qui les alimentent.
• Utilisateur : toute personne disposant d'identifiants d'accès.
• Organisation : entité cliente à laquelle un utilisateur est rattaché après validation administrative.
• Données métier : informations relatives aux unités d'archives, localisations, mouvements, demandes de consultation, documents numériques et journaux d'audit.

L'accès est réservé aux personnes autorisées. L'inscription publique crée un compte au rôle utilisateur par défaut, rattaché techniquement à une organisation d'attente jusqu'à affectation par un super-administrateur plateforme ou un administrateur d'organisation cliente.

SACCI se réserve le droit de refuser, suspendre ou clôturer un compte en cas de non-respect des présentes CGU, de fraude, d'atteinte à la sécurité du système ou sur instruction d'une autorité compétente. Une organisation peut également être suspendue ; dans ce cas l'accès aux espaces concernés est limité.

Selon votre rôle et l'organisation à laquelle vous êtes affecté, la plateforme peut notamment permettre :

• la consultation et le suivi de demandes d'archives (workflow, SLA, messagerie) ;
• la gestion des unités d'archives, localisations, entrepôts et mouvements (traçabilité, scans QR/code-barres) ;
• la gestion documentaire numérique (versements, typologies, plan de classement) ;
• la livraison numérique sécurisée de documents (liens à durée limitée, filigrane) ;
• le reporting, les incidents, les notifications et, pour les profils habilités, l'administration des comptes et référentiels.

Les fonctionnalités disponibles peuvent évoluer. SACCI s'efforce d'assurer la continuité du service mais ne garantit pas une disponibilité ininterrompue (maintenance, mises à jour, force majeure).

Vous vous engagez à fournir des informations exactes lors de l'inscription (nom, adresse e-mail) et à les maintenir à jour. Vous êtes seul responsable de la confidentialité de vos identifiants et de toute activité réalisée depuis votre compte.

Des mécanismes de sécurité renforcée peuvent être activés (confirmation par e-mail, authentification à deux facteurs par code e-mail, clés d'accès / passkey). Vous devez signaler sans délai toute compromission suspectée à votre administrateur ou au support plateforme.

• Utiliser la plateforme conformément aux instructions de votre organisation et à la réglementation applicable.
• Ne pas tenter d'accéder à des données, organisations ou entrepôts auxquels vous n'êtes pas habilité (contournement des droits, tests d'intrusion non autorisés).
• Ne pas téléverser de contenus illicites, malveillants ou portant atteinte aux droits de tiers ; respecter la confidentialité des archives consultées.
• Ne pas extraire massivement des données ni utiliser des robots sans autorisation écrite préalable de SACCI.

Le traitement des données personnelles est décrit dans la politique de confidentialité. En tant qu'utilisateur d'une organisation cliente, certaines données métier peuvent être traitées par votre employeur ou mandant en qualité de responsable de traitement ; SACCI intervient alors comme sous-traitant technique pour l'hébergement et l'exploitation de la plateforme.

La plateforme, sa charte graphique, ses logiciels et sa documentation restent la propriété de SACCI ou de ses concédants. Aucune cession de droits de propriété intellectuelle n'est consentie au-delà d'un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable, pour les besoins professionnels liés au service.

Les contenus et archives déposés par les organisations clientes demeurent leur propriété ou celle de leurs ayants droit ; vous ne disposez que des droits nécessaires à leur consultation dans le cadre de vos missions.

SACCI met en œuvre des moyens raisonnables pour sécuriser et sauvegarder la plateforme. Toutefois, la responsabilité de SACCI est limitée aux dommages directs prouvés résultant d'une faute lourde ou d'un manquement contractuel caractérisé, dans la limite autorisée par la loi applicable.

SACCI ne saurait être tenue responsable des pertes indirectes (perte d'exploitation, de chiffre d'affaires, d'image), ni des contenus saisis par les utilisateurs ou des décisions prises par les organisations clientes dans le cadre de leurs processus d'archivage.

Les présentes CGU s'appliquent pendant toute la durée d'utilisation du compte. Vous pouvez demander la suppression de votre compte via votre administrateur organisation ou le support plateforme. SACCI peut suspendre ou résilier l'accès en cas de manquement, avec conservation des journaux d'audit lorsque la loi l'exige.

SACCI peut modifier les présentes CGU. La date de dernière mise à jour est indiquée en tête de document. En cas de modification substantielle, une information pourra vous être communiquée lors de votre prochaine connexion. La poursuite d'utilisation vaut acceptation des CGU en vigueur.

Les présentes CGU sont soumises au droit français. En cas de litige, et après tentative de résolution amiable, compétence exclusive est attribuée aux tribunaux du ressort du siège social de SACCI, sous réserve des dispositions impératives protectrices du consommateur le cas échéant.